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Técnico de Programa, Categórico
Ensillada
Categoría de trabajo: CSEA
Fecha de apertura del trabajo: 06 de abril de 2023
Ubicación: Saddleback College
Lugar de trabajo: Mission Viejo, CA
Departamento: Gestión de inscripción HSI
Grado de pago, para obtener más información, haga clic en este enlace: https://www.socccd.edu/departments/human-resources/contracts-and-salary-schedules
Tipo de tasa de pago: Mensual
Días de Trabajo: Lunes - Viernes
Horario de trabajo: 8:00 am - 5:00 pm (El horario y el turno están sujetos a cambios de acuerdo con las necesidades del departamento)
Horas por semana: 40
Porcentaje de Empleo: 100
Meses de Empleo: 12
Salario: Salario inicial de $ 4,761 por mes
Documentos Requeridos: Curriculum Vitae y Carta de Presentación
Descripción del puesto: C.S.E.A. Rango de salario de la unidad de negociación clasificada 122
Extensión de la fecha de evaluación inicial: 15 de junio de 2023
Esta posición está financiada categóricamente. El empleo en este puesto depende de la fuente de financiamiento de la Subvención para Instituciones de Servicio Hispano (Subvención HSI).
Las especificaciones de la clase tienen por objeto presentar una lista descriptiva de la gama de tareas realizadas por los empleados de la clase. Las especificaciones no pretenden reflejar todas las tareas realizadas dentro del trabajo.
DESCRIPCIÓN RESUMIDA
Bajo la dirección del supervisor de registro asignado, desarrollar y mantener relaciones con otras organizaciones y escuelas en el proyecto, programa o área funcional; realizar una variedad de funciones de soporte técnico y de programas en apoyo del proyecto, programa o área funcional asignada; y planificar, coordinar e implementar las operaciones y actividades de la oficina asignada.
CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Esta clase se distingue de clasificaciones similares en que las posiciones asignadas a esta clase están financiadas categóricamente, no financiadas por fondos del Distrito. El Técnico de Programa es una clasificación de nivel medio que desempeña funciones de carácter técnico. Los titulares realizan una gama completa de tareas de apoyo administrativo en apoyo del programa de subvenciones o área de proyecto asignada, incluida la participación en la administración y el control del presupuesto, el seguimiento de las actividades presupuestarias en relación con el proyecto/área de la subvención. Los puestos en este nivel coordinan las actividades de comunicación y trabajo entre el personal del Distrito, el personal de la universidad y los grupos y socios comunitarios y comerciales. Las asignaciones realizadas en este nivel requieren un amplio conocimiento del programa/subvención o área de proyecto asignada en relación con el apoyo técnico y administrativo.
DEBERES DEL REPRESENTANTE
Los siguientes deberes son típicos de esta clasificación. Es posible que los titulares no realicen todas las funciones enumeradas y/o se les puede solicitar que realicen tareas adicionales o diferentes de las que se establecen a continuación para abordar las necesidades comerciales y las prácticas comerciales cambiantes.
1. Realizar tareas de apoyo administrativo y de secretaría para el administrador asignado o el supervisor de programa/subvención de la unidad de negociación académica; relevar al supervisor asignado y al resto del personal de una variedad de detalles administrativos, técnicos y administrativos.
2. Asistir en el desarrollo e implementación de elementos del proyecto que apoyen la prestación de servicios; ayudar en el desarrollo de procesos para definir el alcance y el cronograma de servicios y actividades; ayudar en los procesos de implementación.
3. Asumir la responsabilidad de todo el apoyo administrativo para cumplir con los requisitos de informes del programa/subvención, las responsabilidades funcionales y los objetivos de investigación; coordinar el trabajo de oficina; desarrollar cronogramas relacionados con las actividades y servicios de la subvención; revisar, actualizar e informar al supervisor y a otros sobre los plazos esenciales; coordinar el flujo de actividades a través de la oficina en relación con las prioridades y cronogramas; asegurar la finalización oportuna del trabajo de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.
4. Ayudar a desarrollar y documentar políticas y prioridades para el área financiada por la subvención; mantener manuales, formularios y políticas y procedimientos relacionados.
5. Brindar asistencia en la resolución de problemas operativos y administrativos; ayudar en la implementación de las resoluciones.
6. Realizar una variedad de apoyo administrativo técnico en relación con los deberes operativos, financieros y presupuestarios en apoyo de las subvenciones/programas y proyectos asignados.
7. Ayudar con el proceso presupuestario; proporcionar asistencia en el desarrollo del presupuesto asignado; recopilar y analizar datos financieros; revisar y analizar solicitudes de presupuesto; crear sistemas de seguimiento y generación de informes de datos.
8. Ayudar al supervisor en la administración del presupuesto; realizar un seguimiento de la actividad presupuestaria y resolver cuestiones y problemas presupuestarios; procesar y preparar hojas de tiempo para la firma; publicar, monitorear y rastrear facturas y otros gastos; procesar transferencias de presupuesto/gastos; preparar solicitudes de compra, solicitudes de cheques, contratos independientes y reclamos de reembolso de fondos especiales relacionados con la cesión.
9. Utilizar tecnología electrónica para mantener correspondencia con otros y mantener calendarios, horarios y citas asignados; coordinar y concertar reuniones; coordinar actividades con otras divisiones y departamentos.
10. Facilitar las comunicaciones entre el supervisor asignado, otros administradores, estudiantes, personal académico y clasificado, otras oficinas, instituciones educativas, agencias públicas y el público en general; interactuar y transmitir información, preguntas y decisiones con respecto al área de asignación del supervisor; preparar respuestas preliminares a la correspondencia para la aprobación del supervisor.
11. Brindar apoyo de personal a los comités permanentes y ad hoc y otros grupos que se le asignen; asistir a reuniones, tomar notas o registrar actas; preparar y distribuir agendas, materiales de antecedentes, según corresponda.
12. Asistir en la coordinación de diversas actividades y funciones relacionadas con el programa con otro personal, así como con agencias/jurisdicciones locales, estatales y federales, socios comerciales y el público en general.
13. Servir como contacto y responder a las solicitudes de información del personal, otras agencias y el público en general con respecto al área de asignación del proyecto o programa; Participar en actividades comunitarias y educativas.
14. Mantener registros relacionados con las actividades de subvenciones/programas; procesar documentos entrantes y salientes; preparar y rastrear varios documentos; preparar informes y sesiones informativas sobre el estado del proyecto, el progreso, los cambios y los elementos relacionados con el alcance, el cronograma y el presupuesto.
15. Solicitar suministros y materiales de oficina según las indicaciones; asegurar su oportuna recepción y almacenamiento; Asegurar el correcto funcionamiento de los equipos de oficina.
16. Atender teléfonos y responder consultas de rutina y solicitudes de información del personal administrativo, gerencial, académico y/o clasificado y del público en general; comunicar información en persona o por teléfono cuando se requiera juicio, conocimiento e interpretación de políticas y procedimientos.
17. Establecer y mantener sistemas de archivo complejos e interrelacionados, incluidos archivos confidenciales; recopilar, compilar y registrar datos narrativos, estadísticos, financieros y otra información; investigar y verificar la información solicitada.
18. Usar diversas aplicaciones informáticas y paquetes de software; mantener y generar informes desde la base de datos o el sistema de red.
19. Operar equipos de oficina, incluidos equipos informáticos, máquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadoras y máquinas de fax.
20. Mecanografiar, formatear, corregir, duplicar y distribuir una amplia variedad de correspondencia, informes, avisos, calendarios, listas, formularios y otros materiales de acuerdo con los procedimientos, políticas y normas establecidos; tipo de borrador, instrucciones verbales o máquina de transcripción o grabación; redactar correspondencia en relación con la asignación.
21. Brinda capacitación y dirección de trabajo a los estudiantes trabajadores y al personal asignado; programar el personal asignado; asegurar que el personal siga las políticas del Distrito y los estándares profesionales.
22. Recibir correo e identificar y referir asuntos al supervisor.
23. Realizar tareas relacionadas según se requiera.
CALIFICACIONES
A continuación, se describen en general los conocimientos y la capacidad necesarios para acceder al trabajo y/o aprender en un breve período de tiempo para desempeñar con éxito las funciones asignadas.
Conocimiento de:
• Principios, prácticas y procedimientos generales de la administración empresarial y la administración pública. Conocimiento técnico de los principios y prácticas comerciales/industriales para el área de responsabilidad.
• Métodos y técnicas utilizados en el desempeño de funciones y responsabilidades específicas del área de asignación.
• Procedimientos, métodos y equipos de oficina, incluidas computadoras y aplicaciones de software aplicables, como procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos.
• Procesos, procedimientos y prácticas de preparación y administración del presupuesto.
• Principios, prácticas y procedimientos de redacción de cartas comerciales.
• Principios y procedimientos utilizados en el mantenimiento de registros complejos e interrelacionados.
• Principios y prácticas utilizados para establecer y mantener archivos y sistemas de recuperación de información.
• Principios, prácticas y procedimientos de investigación y preparación de informes fiscales, estadísticos y administrativos complejos.
• Procedimientos estadísticos y conceptos matemáticos.
• Principios y técnicas utilizadas en las relaciones públicas, incluidos los métodos y técnicas de la etiqueta adecuada del recepcionista y del teléfono.
• Habilidades interpersonales utilizando el tacto, la paciencia y la cortesía.
• Principios y prácticas para brindar capacitación, dirección de trabajo y orientación al personal de oficina de nivel inferior y a los trabajadores estudiantes.
• Uso del inglés, gramática, ortografía, puntuación y vocabulario.
• Habilidades de comunicación oral y escrita.
• Organización, operaciones, políticas y objetivos del distrito.
Habilidad para:
•Comprender la organización y operación del área de programa asignada según sea necesario para asumir las responsabilidades asignadas.
• Comprender, interpretar y aplicar las políticas y procedimientos administrativos y de oficina, así como las leyes, reglamentos y ordenanzas pertinentes.
• Realizar una variedad de tareas administrativas, secretariales y de oficina que involucren el uso de juicio independiente e iniciativa personal.
• Investigar, compilar, analizar e interpretar datos
• Recopilar información y redactar informes, correspondencia comercial y manuales de procedimiento.
• Escriba o ingrese datos y transcriba el dictado, si lo requiere el puesto, a la velocidad necesaria para el desempeño exitoso del trabajo.
• Utilizar el buen juicio al reconocer el alcance de la autoridad.
• Ejercer el buen juicio y mantener la confidencialidad al mantener información, registros e informes críticos y confidenciales.
• Responder a las solicitudes y consultas de los estudiantes, el personal o el público; presentar información de manera efectiva en persona o por teléfono a los estudiantes, al personal o al público.
• Redactar y preparar de forma independiente correspondencia y memorandos.
• Mantener archivos y registros complejos y variados.
• Implementar y mantener sistemas de archivo.
• Capacitar y/o proporcionar dirección de trabajo al personal asignado ya los estudiantes trabajadores.
• Hacer cálculos aritméticos simples.
• Utilizar correctamente el uso del inglés, la gramática, la ortografía, la puntuación y el vocabulario.
• Planificar y organizar el trabajo para cumplir con los horarios y plazos cambiantes.
• Operar equipos de oficina, incluidas computadoras y aplicaciones de soporte de procesamiento de textos, hojas de cálculo y bases de datos.
• Adaptarse a tecnologías cambiantes y aprender la funcionalidad de nuevos equipos y sistemas.
• Trabajar bajo una presión constante con interrupciones frecuentes y un alto grado de contacto público por teléfono o en persona.
• Trabajar con supervisión limitada.
• Trabajar con y mostrar sensibilidad y comprensión de las diversas poblaciones raciales, étnicas, discapacitadas, de orientación sexual y culturales de estudiantes de colegios comunitarios.
• Comunicarse de manera clara y concisa, tanto oralmente como por escrito.
• Establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con aquellos contactados en el curso del trabajo.
GUÍA DE EDUCACIÓN Y EXPERIENCIAS - Cualquier combinación de educación y experiencia que probablemente proporcione el conocimiento y las habilidades requeridas califica. Una forma típica de obtener los conocimientos y habilidades sería:
Educación/Entrenamiento:
•Equivalente a la finalización del duodécimo grado complementado con cursos de nivel universitario en administración de empresas o un campo relacionado.
Experiencia:
•Dos años de experiencia secretarial y administrativa cada vez más responsable, preferiblemente en una oficina administrativa de una agencia pública o en un entorno educativo.
Licencia o Certificado:
• Es posible que se requiera una licencia de conducir válida de California y prueba de asegurabilidad para algunos puestos para conducir un vehículo personal o del Distrito para asistir a reuniones o recoger/entregar documentos u otros materiales.
EXIGENCIAS FÍSICAS Y ENTORNO DE TRABAJO
Las condiciones aquí contenidas son representativas de aquellas que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones laborales esenciales.
Ambiente:
El trabajo se realiza principalmente en un entorno de oficina estándar, generalmente en un escritorio o terminal de computadora; sujeto al ruido del funcionamiento del equipo de oficina; interrupciones frecuentes y contacto en persona y por teléfono con estudiantes, personal académico y clasificado, y otros.
Físico:
Las funciones primarias requieren suficiente capacidad física y movilidad para trabajar en una oficina; estar de pie o sentado por períodos prolongados de tiempo; agacharse, doblarse, arrodillarse, agacharse, estirarse y torcerse ocasionalmente; para levantar, transportar, empujar y/o tirar de cantidades ligeras a moderadas de peso; para operar equipos de oficina que requieran movimientos repetitivos de la mano y coordinación fina, incluido el uso de un teclado de computadora; comunicarse verbalmente para intercambiar información; y ocasionalmente puede viajar a otras oficinas o lugares para asistir a reuniones o para recoger o entregar materiales.
Visión:
Ver en el rango visual normal con o sin corrección.
Audiencia:
Escuche en el rango de audio normal con o sin corrección.
AVISO ESPECIAL DE COVID-19:
Las entrevistas podrán realizarse de forma presencial (siguiendo todas las precauciones necesarias) o en formato virtual. Los empleados deben residir en California mientras estén empleados en el Distrito de Colegios Comunitarios del Sur del Condado de Orange (SOCCCD), incluso durante el trabajo remoto. Gracias por su continuo interés en trabajar en la SOCCCD.
La SOCCCD se compromete a proteger la salud y el bienestar de los estudiantes, el cuerpo docente, el personal, los administradores y las comunidades a las que sirve. Se puede encontrar más información en el sitio web de nuestro Distrito visitando https://www.socccd.edu/communications/covid-19-information.
AVISO A TODOS LOS CANDIDATOS PARA EL EMPLEO:
La Ley de Control y Reforma de Inmigración de 1986, Ley Pública 99-603, requiere que los empleadores obtengan documentación de cada nuevo empleado que autorice a esa persona a aceptar empleo en este país. SOCCCD no patrocinará ninguna solicitud de visa.
TENGA EN CUENTA:
Un jubilado del Sistema de Jubilación de Empleados Públicos de California (CalPERS) no puede aceptar empleo hasta después de los primeros 180 días de jubilación. Cualquier persona jubilada de CalPERS que acepte un empleo permanente en este Distrito deberá reincorporarse como miembro activo de CalPERS. Comuníquese con CalPERS para obtener información adicional sobre su estado de jubilación.
Cualquier miembro activo con derechos adquiridos del Sistema de Retiro de Maestros del Estado de California (CalSTRS), que acepta empleo con el Distrito para realizar un servicio que requiere membresía en CalPERS, es elegible para elegir continuar con la cobertura del sistema de retiro bajo CalSTRS.
ACOMODACIONES PARA DISCAPACITADOS:
Si necesita adaptaciones especiales en el proceso de solicitud y/o selección, notifique a Recursos Humanos del Distrito al menos dos (2) días hábiles antes de la Fecha de cierre del trabajo/Fecha de selección inicial, ya sea llamando al (949) 582-4850 o enviando un correo electrónico a hrinfodesk@socccd.edu.
REQUISITO DE ASISTENCIA:
Presentarse a trabajar de manera regular y constante, según lo programado, al trabajo asignado.
CONCIENTIZACIÓN SOBRE CRIMEN Y SEGURIDAD EN EL CAMPUS:
Puede encontrar información sobre el crimen en el campus y la concientización sobre la seguridad en www.saddleback.edu o www.ivc.edu. Las copias en papel están disponibles en la oficina de Recursos Humanos del Distrito a pedido.
DIVERSIDAD, EQUIDAD, INCLUSIÓN E IGUALDAD DE OPORTUNIDADES DE EMPLEO (EEO):
El Distrito de Colegios Comunitarios del Sur del Condado de Orange se compromete a crear un entorno académico y laboral que fomente la diversidad, la equidad y la inclusión y la igualdad de oportunidades para todos, y garantice que los estudiantes, el cuerpo docente, la gerencia y el personal de todos los orígenes se sientan bienvenidos, incluidos, apoyados y seguro. Nuestra cultura de pertenencia, apertura e inclusión hace de nuestro distrito un lugar único y especial para personas de todos los orígenes.
Nuestro distrito y nuestras universidades están buscando candidatos con mentalidad de equidad e inclusión que representen la diversidad total de California y que demuestren una sensibilidad a la comprensión de los diversos antecedentes académicos, socioeconómicos, culturales, de discapacidad, identidad de género, orientación sexual y étnicos presentes en nuestra comunidad. Cuando se una a nuestro Distrito, puede esperar ser parte de una comunidad emocionante, próspera, centrada en la equidad e inclusiva que aborda la educación superior con la perspectiva de la justicia social y la colaboración entre los estudiantes, la facultad, el personal, la administración y los socios comunitarios. Al decidir si postularse para un puesto en nuestro Distrito, se le recomienda encarecidamente que considere si sus valores se alinean con la misión y las metas de EEO, Diversidad, Equidad e Inclusión de nuestro Distrito.
SOCCCD ES UN EMPLEADOR DE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES
Importante: debe asegurarse de haber completado su solicitud para un puesto antes de las 11:59 p. m., hora del Pacífico, en la fecha de cierre del puesto, junto con todos los documentos requeridos, a fin de ser considerado para el puesto.